据有关调查数据显示,很多的企业,在ERP系统上线后,30%的企业会在1~2年内对ERP进行更新换代,而40%的企业则在4年内会采取同样行动。因此,在实际的使用过程中,随着时间的推移,在ERP系统上线后,企业的业务情况、管理情况及人员发生变化是不可避免的事情。ERP系统的参数不断调整也是非常正常的事情,甚至经常会出现ERP系统相关的业务流程需要持续调整。若是在实际操作过程中,公司不能做到及时对系统参数或业务流程进行调整,使得系统与实际运作脱节。因此,只有建立了规范的上线后维护服务流程和管理制度,ERP才会应用得更顺畅。那么ERP系统上线后如何维持稳定运作呢?下面顺景软件小编为您介绍:
ERP系统上线后维持稳定运作的方法:
1、时刻保证ERP系统数据的真实可靠性
ERP系统上线前的数据主要是静态的基础参数设置,只要组织大量人员进行攻坚战,一般能顺利解决。但ERP系统上线后,数据就以动态为主,例如仓库的动态库存量、财务往来数据、销售业务和订单的处理,还有车间生产排程与计划变更、计划取消等等数据。
因此,在ERP系统运作初期必须建立对系统数据关键点每天稽核的制度。从制度上要求和保证各个用户及时、准确、完整的数据录入,使物流、信息流、资金流保持一致,从而保证随时从ERP系统获取的信息都是真实有效的。
2、业务流程的稳定和微调
如果说数据是基础,那么流程就是灵魂。ERP系统上线前需要对业务流程进行改进或重组,主要是为了让ERP软件流程与公司业务流程配合一致而进行的改进,这对公司来说属于大规模改革性质的流程改进。但另一方面,企业在应用ERP后,也必然会发现很多的管理制度与ERP系统还会产生差异与不一致,这个时候就需要对原有的务流程进行调整。需要调整流程的不仅仅是那些上线时未纳入系统的流程,还包括已经运行了一段时间的系统流程。
但是,在对业务流程的稳定和微调时,有一个前提需要清楚的是,必须先确保业务流程的稳定,然后才能进行微调和改良,否则企业整天处于大规模的革命性业务流程变动,会让员工不知如何操作,对ERP系统的稳定运行是致命的打击。因此,我们必须对使用过程中,不合理的流程、不合理的操作进行设置,对于企业的实际业务变更做出响应和改良。
3、建立上线后IT维护流程制度和IT服务团队
一般来说,公司为了保证系统上线都会成立专职ERP系统实施项目组,并制定奖励政策。但是在ERP系统的成功上线后,项目组也就随之解散。
而事实上,企业要想保证ERP系统的持续改进,必须要制定有效的上线后的IT服务团队和IT维护流程。必须要有专门的团队和人员去从事ERP的维护和改良的工作,并使IT服务团队的工作流程化,以便于配合各业务部门提高工作效率,而不是漫无边际的天天做救火队员。
4、项目正式上线后要实现每月对每个用户进行两次技术支持回访
一旦稳定的ERP系统被创建完成,将实现每2-3个月对每个终端用户进行一次回访。并且确保回访形成文档,以便以后新员工培训有效利用,及流程改良时使用。
以上所介绍的内容,就是ERP系统上线后维持稳定运作的方法。ERP系统的上线,只是企业应用ERP项目路程中的开始路段,做好上线后的维持稳定运作才是一项长久的工程。我们只要做好这部分的工作,才能更好把ERP系统应用得更加顺畅。